CRM gratis en 2026: las 8 mejores opciones (y lo que no te cuentan)

Comparativa

Buscas un CRM gratis y la lista de candidatos es enorme: HubSpot, Zoho, Bitrix24, Freshsales, Notion… Todos prometen «gratis para siempre». Y casi todos lo son. El problema no es que mientan, es que no te cuentan dónde está el muro: cuántos contactos puedes meter antes de que te pidan la tarjeta, cuántos usuarios entran sin pagar y qué funciones se quedan bloqueadas justo cuando empiezas a depender del sistema.

En España el contexto ayuda a entender por qué esta búsqueda dispara: solo el 27% de las pymes de menos de 50 empleados usaba CRM en 2024 según el ONTSI, frente al 68% de las grandes empresas. Pero la cosa cambia rápido: los contratos de CRM en pymes crecieron un 41% entre 2022 y 2024 según IDC. Mucha de esa gente empieza por lo gratis, y con razón: es la forma sensata de probar antes de invertir.

Esta guía analiza las 8 mejores opciones de CRM gratis en 2026, con sus límites reales (los de verdad, no los del folleto) y la letra pequeña que descubres a los tres meses. Y al final, una conclusión honesta: hay un punto en el que un CRM de pago barato cuesta menos que seguir peleando con las limitaciones de uno gratis. Te decimos exactamente cuándo.

Qué significa «gratis» de verdad en un CRM

No todos los «gratis» son iguales. Antes de comparar, conviene distinguir tres modelos, porque cada uno tiene una trampa distinta.

Free forever con límites. El CRM es gratis de verdad y sin caducidad, pero con topes: número de contactos, de usuarios y de funciones. HubSpot, Zoho, Bitrix24, Freshsales, Agile y EngageBay funcionan así. El plan no expira; lo que se agota es el margen.

Freemium como puerta de entrada. El gratis existe para engancharte y que acabes pagando cuando creces. Es legítimo, pero está diseñado para que el muro llegue. El recorte de HubSpot de un millón a mil contactos en septiembre de 2024 es el ejemplo de manual: lo que ayer era ilimitado, hoy tiene techo.

Trial disfrazado de gratis. Aquí está el engaño habitual de muchos listados. Pipedrive aparece en decenas de artículos como «CRM gratis» cuando no tiene plan gratuito: solo una prueba. Probar 14 o 30 días no es lo mismo que usar gratis para siempre. Por eso Pipedrive no está entre las 8 de abajo; va al final, en su sitio honesto.

Los tres muros que vas a encontrar siempre son los mismos: cuántos contactos caben, cuántos usuarios entran sin pagar y qué funciones (sobre todo la automatización) quedan fuera. Mira esos tres números antes que cualquier otra cosa.

Las 8 mejores opciones de CRM gratis en 2026

1. HubSpot CRM Free — el más completo, con techo nuevo

HubSpot sigue siendo el CRM gratis más pulido: interfaz impecable, gestión de contactos, deals, tickets, formularios y sincronización con Gmail y Outlook. Para un autónomo o un dúo que arranca, es difícil de batir en experiencia de uso.

La letra pequeña llegó en septiembre de 2024: las cuentas nuevas pasaron de un millón de contactos a 1.000, y el plan gratis quedó limitado a 2 usuarios. Tienes 1 pipeline de deals, 10 propiedades personalizadas y 2.000 emails de marketing al mes. Lo que duele de verdad es que el plan gratis no incluye workflows ni automatización: no puedes enviar un follow-up automático ni crear una tarea cuando un deal cambia de fase. Y todo lo que mandas (emails, landings, chat) lleva el branding de HubSpot.

Lo que es upsell: automatización, custom objects, reporting avanzado y quitar la marca. El salto al plan Starter no es caro, pero el gratis está pensado para que lo des. Si dudas entre este y un CRM de ventas puro, te interesa nuestra comparativa entre Pipedrive y HubSpot.

2. Zoho CRM Free — barato y con ecosistema

Zoho da plan gratis para 3 usuarios y 5.000 registros (leads, contactos, tareas; los emails y adjuntos no cuentan). Incluye gestión de leads, contactos y cuentas, workflow básico y dashboards personalizables. Su mayor baza es el ecosistema: si ya usas Zoho Books para facturar, el CRM encaja sin fricción.

El límite incómodo es la IA: Zia, el asistente de Zoho, está reservado a los planes de pago, igual que las funciones avanzadas de automatización y los informes serios. La interfaz, además, es más densa que la de HubSpot o Pipedrive. Es un buen gratis para un equipo pequeño que valora precio sobre pulido. Si quieres ver las diferencias a fondo, tenemos un análisis de Zoho CRM frente a Pipedrive.

3. Bitrix24 — usuarios ilimitados (con una trampa grande)

Bitrix24 es el rey del «gratis generoso»: usuarios ilimitados en el plan free, 5 GB de almacenamiento, CRM básico, tareas, proyectos, chat y videollamadas. Sobre el papel, parece imbatible para un equipo grande sin presupuesto.

La trampa está enterrada en la letra pequeña: cuando una categoría supera los ~1.000 elementos (leads, deals, contactos o empresas), el buscador de texto deja de devolver resultados y solo puedes filtrar por campos predefinidos. Es decir, justo cuando tu base crece y más necesitas encontrar a un cliente, dejas de poder buscarlo por nombre. Súmale que en Free no hay automatización (robots/workflows), ni telefonía, ni múltiples pipelines. Y un detalle RGPD relevante: bitrix24.es usa servidores en Estados Unidos por defecto. Lo desgranamos en Pipedrive frente a Bitrix24.

4. Freshsales Free — teléfono incluido, poco más

Freshsales (de Freshworks) ofrece gratis para 3 usuarios y 1.000 contactos, con un extra poco común en gratis: teléfono y chat integrados, vistas Kanban de deals e integración de email con tracking básico, más soporte 24/5.

Ahí se acaba la fiesta. El plan gratis no tiene custom fields, ni workflows, ni funciones de IA (Freddy), ni informes, ni siquiera la vista de embudo en la sección de deals. Es decir: registras y llamas, pero no automatizas ni analizas nada. El cap de 1.000 contactos se alcanza antes de lo que crees importando tu lista actual. Buena opción si llamas mucho y necesitas marcador desde el minuto uno; corta si quieres procesos. Comparamos ambos en Pipedrive frente a Freshsales.

5. Agile CRM Free — generoso en usuarios, tacaño en automatización

Agile CRM es de los pocos que da 10 usuarios y 1.000 contactos gratis, con CRM, algo de marketing y soporte en el mismo sitio. Para un equipo de hasta diez personas sin presupuesto, el número de asientos es atractivo.

El recorte está en lo que mueve un CRM moderno: solo 1 workflow de campaña, 1 regla de automatización, 1 integración y 500 llamadas a la API al día. Una sola automatización significa, en la práctica, que tienes que elegir qué proceso automatizas y olvidarte del resto. El soporte gratis es solo por email. Sirve para empezar; se queda corto en cuanto quieres encadenar dos automatizaciones.

6. EngageBay Free — all-in-one con el cap más bajo

EngageBay es el todo-en-uno del grupo: CRM, email marketing, live chat y helpdesk en un plan gratis real (no trial), con hasta 15 usuarios. Si buscas marketing y ventas bajo el mismo techo sin pagar, es una opción seria.

El precio de esa amplitud es el contacto: solo 250 contactos en el plan gratis, el cap más bajo de toda la lista. La automatización avanzada, el lead scoring y las integraciones de terceros están de pago. Funciona para un proyecto que arranca con poca base de datos y quiere tocar muchas piezas; se atasca en cuanto tu lista de contactos despega.

7. Streak — el CRM dentro de Gmail (cada vez menos gratis)

Streak vive dentro de Gmail como extensión de Chrome: conviertes la bandeja en un pipeline sin salir del correo. Para un comercial que vive en Gmail, la idea es cómoda.

El problema en 2026 es que Streak recortó su CRM gratuito (el antiguo «Solo»). Lo que queda gratis son herramientas de email (tracking, mail merge de 50/día, snippets) y un CRM muy limitado de ~500 contactos. El plan Solo de pago cuesta 15 $/usuario/mes. Súmale que Gmail personal limita a 400 emails diarios. Es un CRM personal más que de equipo. Si te interesa el enfoque «CRM en el correo», lo analizamos en Pipedrive frente a Streak.

8. Notion — gratis sí, pero no es un CRM

Notion no es un CRM: es un workspace donde tú montas una base de datos y la llamas CRM con una plantilla. En solo (una persona) tienes bloques ilimitados gratis, y la flexibilidad es total: tablas, vistas Kanban, calendario, lo que quieras.

Aquí está el matiz que casi nadie cuenta: en cuanto añades un segundo miembro con permisos de workspace, el plan gratis aplica un límite de 1.000 bloques, que un CRM de verdad consume en semanas. Súmale 5 MB de subida de archivos, 7 días de historial y nada de IA en el plan gratis. Pero el límite de fondo es conceptual: no hay captura automática de leads, ni tracking de email, ni pipeline nativo. Todo lo metes a mano. Funciona para un freelance con pocos deals; se rompe en equipo. Lo desarrollamos en Notion como CRM frente a Pipedrive.

Comparativa: límites reales de cada CRM gratis

Esta es la tabla que casi ningún artículo te enseña con los números de verdad. Mira las tres columnas que importan antes de decidir.

El patrón salta a la vista: el gratis te da o usuarios, o contactos, o funciones, pero nunca los tres a la vez. Bitrix24 te da usuarios ilimitados pero rompe el buscador. HubSpot te da la mejor interfaz pero solo 2 usuarios y cero automatización. Notion te da flexibilidad infinita pero ningún automatismo. Elegir un gratis es elegir qué limitación te molesta menos.

Lo que no te cuentan: los costes ocultos del gratis

Gratis no significa sin coste. Significa que el coste no aparece en la factura, sino en otro sitio.

El tiempo de tu equipo. Un CRM sin automatización obliga a hacer a mano lo que un CRM de pago hace solo: registrar cada contacto, mover cada deal, enviar cada recordatorio. Si un comercial dedica una hora al día a tareas que una automatización resolvería, eso son más de 200 horas al año. A precio de mercado, te has «ahorrado» 14€/mes para gastar miles en horas.

El muro que llega a mitad de año. Importas tu lista, todo va bien, y en el mes ocho cruzas los 1.000 contactos de HubSpot o Freshsales y el sistema te frena. O Bitrix24 deja de encontrarte clientes por nombre. Migrar entonces, con datos vivos y el equipo dependiendo del CRM, es mucho más caro que haber elegido bien desde el principio: una migración SaaS lleva de 1 a 3 semanas, más 4 a 8 de adopción real del equipo.

El RGPD. No todos los gratis guardan tus datos en la UE. Bitrix24.es, por ejemplo, usa servidores en Estados Unidos por defecto. Para una pyme española que maneja datos de clientes, eso es un punto que tu asesor legal querrá mirar.

Si vienes de gestionar clientes en hojas de cálculo, esta lógica de costes ocultos es la misma que explicamos en por qué Excel te está costando ventas: lo barato de entrada sale caro en horas.

Cuando el CRM gratis se te queda corto

Hay señales claras de que el gratis ya no te vale: tu equipo pasa de 2-3 personas, necesitas automatizar seguimientos para no perder leads, tu pipeline tiene varias fases que quieres ver de un vistazo, o has cruzado el límite de contactos. Cuando aparecen dos o más de estas señales, seguir en gratis te cuesta dinero, no te lo ahorra.

Ahí es donde un CRM de pago barato gana. Pipedrive Lite cuesta 14€/usuario/mes (facturación anual) y, a diferencia de cualquier gratis de esta lista, trae pipeline visual de verdad, automatizaciones nativas y una API sólida para conectarlo con el resto de tus herramientas. No es gratis —y por eso no está entre las 8 de arriba—, pero a 14€ cuesta menos que las horas que pierdes peleando con los límites de un free.

Pipedrive · El upgrade de pago

Desde 14€/usuario/mes · 30 días gratis (el doble del trial estándar)

Probar 30 días gratis →

No es un CRM gratis: es un CRM de pago que cuesta menos que el tiempo perdido peleando con los límites de un free. Pipeline visual claro, automatizaciones nativas e integración sólida con n8n para conectar todo tu stack. Servidores en la UE (RGPD) y soporte en español. Como partners de Pipedrive, el trial es de 30 días en lugar de los 14 habituales, sin tarjeta.

El ángulo que marca la diferencia es la automatización. Ningún CRM gratis de esta lista deja encadenar flujos serios. Con Pipedrive más n8n conectado al CRM puedes hacer que un lead de tu web entre solo, se asigne al comercial, dispare un WhatsApp y cree la tarea de seguimiento, sin tocar nada. Eso es lo que el gratis no te da y lo que de verdad recupera la inversión. Si quieres ver más opciones de pago, tenemos las 10 mejores alternativas a Pipedrive analizadas una a una.

¿Y el Kit Digital? Cómo pagar tu CRM sin que te cueste

Aquí está la noticia que cambia la ecuación para muchas pymes españolas: no tienes por qué elegir entre gratis o pagar de tu bolsillo. La «gestión de clientes / CRM» es la segunda solución más demandada del Kit Digital (alrededor del 28% de los bonos), y sigue financiándose en 2026.

La Orden TDF/39/2026 (BOE de 28 de enero de 2026) amplió el programa y eliminó la fecha de cierre rígida: sigue activo hasta agotar fondos. Los importes por segmento son estos:

Con ese bono puedes cubrir la implantación de tu CRM y su configuración. La lógica cambia: en lugar de exprimir un gratis con límites, montas un CRM de pago bien configurado y lo paga (en parte o del todo) la subvención. Para una pyme que va en serio, suele ser la jugada más rentable.

Cómo elegir el CRM gratis adecuado (decisión rápida)

Si vas a quedarte en gratis, elige por tu perfil, no por el folleto:

Y la regla de oro: si en cualquiera de estos casos empiezas a necesitar automatizar para no perder ventas, ya no estás en el territorio del gratis. Estás en el de un CRM de pago barato. Si quieres una opinión sin marketing, esta es nuestra review honesta de Pipedrive tras implementarlo en pymes.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el mejor CRM gratis en 2026?

Depende de qué límite te moleste menos. HubSpot Free es el más pulido pero solo da 2 usuarios y 1.000 contactos sin automatización. Bitrix24 da usuarios ilimitados pero su buscador deja de funcionar por encima de 1.000 elementos. Zoho Free permite 3 usuarios y 5.000 registros. No hay un ganador absoluto: hay un mejor gratis para cada perfil, y todos sacrifican la automatización.

¿HubSpot es gratis de verdad o acaban cobrándote?

HubSpot Free es gratis para siempre, sin caducidad, pero con techo: 1.000 contactos y 2 usuarios desde el recorte de septiembre de 2024 (antes era un millón de contactos). No incluye automatización ni quita su branding. Es gratis real, pero diseñado para que pagues cuando creces. Mientras no cruces esos límites, no te cobran.

¿Pipedrive tiene plan gratuito?

No. Pipedrive no tiene plan gratis: solo una prueba. El trial estándar es de 14 días sin tarjeta, aunque a través del enlace de partner de Flowmatic se amplía a 30 días. Por eso Pipedrive no figura entre las opciones «gratis»: es un CRM de pago (desde 14€/usuario/mes) que tiene sentido como upgrade cuando un gratis se te queda corto.

¿Cuántos contactos puedo tener en un CRM gratis?

Varía mucho. EngageBay limita a 250, HubSpot y Freshsales a 1.000 contactos, Zoho a 5.000 registros y Streak a unos 500. Bitrix24 no pone un cap duro de contactos, pero su buscador deja de funcionar por encima de 1.000 elementos por categoría. Es el primer número que debes mirar: el cap de contactos es lo que suele frenarte a mitad de año.

¿Un CRM gratis cumple el RGPD?

No todos por igual. La clave es dónde se alojan tus datos. Pipedrive, por ejemplo, usa servidores en la UE (Alemania), mientras que bitrix24.es guarda los datos en Estados Unidos por defecto. Para una pyme española que maneja datos de clientes, revisar la ubicación del servidor y firmar el contrato de encargado de tratamiento no es opcional, sea el CRM gratis o de pago.

¿Puedo pagar un CRM con el Kit Digital?

Sí. La «gestión de clientes / CRM» es una de las soluciones financiables del Kit Digital y la segunda más demandada (en torno al 28% de los bonos). En 2026, tras la Orden TDF/39/2026, los importes van de 3.000€ para autónomos a 12.000€ para pymes de 10 a 50 empleados. Con ese bono puedes implantar un CRM de pago bien configurado en lugar de exprimir un gratis con límites.