HubSpot es gratis hasta que deja de serlo, y el momento en que deja de serlo llega antes de lo que la mayoría calcula. Ese salto es lo que trae aquí a casi todo el mundo.
El plan gratuito es genuinamente bueno: contactos ilimitados, gestión de tratos, seguimiento de emails. El problema aparece cuando necesitas una función concreta —secuencias, automatizaciones, informes a medida— y descubres que está tres planes más arriba.
Esta guía va de qué hacer en ese punto: quedarte y pagar, cambiar de herramienta, o partir el stack en dos.
Para quién es esta guía
Pymes españolas con HubSpot Free que se están planteando el salto de plan, o que ya pagan y no ven el retorno. Si tu negocio vive del inbound marketing y publicas contenido a diario, adelanto la conclusión: probablemente te compense quedarte.
Dónde aprieta exactamente el plan gratuito
Los límites que empujan a pagar, por orden de frecuencia en los casos que vemos:
- Secuencias de email. Poder mandar seguimientos automáticos a un lead es lo que más se echa de menos, y no está en el free.
- Automatizaciones. Que un trato cambie de fase solo, que se asigne al comercial correcto, que salte una tarea. En gratuito, a mano.
- Informes personalizados. Los del free son los que son. En cuanto quieres mirar tu embudo a tu manera, toca subir.
- La marca de HubSpot en formularios y emails, que en según qué sectores no da buena imagen.
La cuenta que sorprende. El salto no suele ser de 0 € a 18 €: es de 0 € a varios cientos al mes, porque las funciones que querías están en planes superiores y algunos exigen un número mínimo de puestos. Antes de decidir, pide el presupuesto exacto para tu número de usuarios y las funciones concretas que necesitas. La diferencia entre lo que imaginas y lo que sale es el motivo principal de esta búsqueda.
El escalón, con números
Precios orientativos de Sales Hub en España, por puesto y mes, sin IVA. Lo importante no son las cifras sueltas sino la distancia entre ellas:
| Plan | Por puesto | Qué desbloquea | Extras obligatorios |
|---|---|---|---|
| Free | 0 € | CRM, contactos ilimitados, tratos, seguimiento de emails | Ninguno. Con marca HubSpot |
| Starter | 15-20 € | Quita la marca, añade objetivos y algo de automatización simple | Ninguno |
| Professional | ~90 € | Secuencias, automatizaciones de verdad, informes a medida, lead scoring | Onboarding obligatorio, de pago, más de mil euros |
| Enterprise | ~150 € | Permisos avanzados, objetos personalizados, jerarquías | Onboarding, y bastante más caro |
Ahí está el problema, y se ve de un vistazo: entre Starter y Professional hay un factor de cinco o seis veces. Y la mayoría de lo que la gente quiere de verdad —secuencias, automatizaciones reales, informes propios— vive justo al otro lado de ese muro.
La cuenta real. Cinco comerciales en Professional son unos 450 € al mes, es decir 5.400 € al año, más el onboarding del primer año. Compáralo con lo que pagabas: cero. Ese es el salto que hace que la gente busque alternativas, y es completamente razonable buscarlas.
Y si además usas Marketing Hub, la cosa va por su cuenta: allí el precio no es por puesto sino por contactos de marketing, así que crecer en base de datos te sube la factura aunque no contrates a nadie. Es el detalle que más disgustos da, porque el coste sube solo.
Tres caminos, y cuándo tomar cada uno
| Camino | Cuándo tiene sentido | Coste orientativo |
|---|---|---|
| Pagar y quedarte | Tu negocio vive del inbound: blog, landings, nurturing. Ahí HubSpot vale lo que cuesta | Desde 18 €/usuario/mes, y sube rápido con las funciones de marketing |
| Cambiar a un CRM de ventas | Lo que necesitas es pipeline y seguimiento, y el marketing lo llevas por otro lado | Desde 14 €/usuario/mes |
| Partir el stack | Quieres buen CRM y buen email, y no te importa conectar dos herramientas | CRM desde 14 € más una herramienta de email desde unos 25 €/mes |
El tercer camino es el que más gente descarta por miedo a la complejidad y el que mejor suele salir. Un CRM especializado más una herramienta de email marketing, conectados con n8n, da mejor resultado en cada pieza y sale más barato que el paquete todo en uno. La única condición es que alguien monte la conexión una vez.
Alternativas concretas
| Herramienta | Qué resuelve | El pero |
|---|---|---|
| Pipedrive | El pipeline y el seguimiento comercial, con automatizaciones incluidas desde planes bajos | Sin email marketing nativo: hay que conectar otra herramienta |
| Zoho CRM | Ecosistema completo a precio contenido si ya usas otras apps de Zoho | Interfaz densa y curva de aprendizaje real |
| Brevo | La parte de email y automatización de marketing, a precio europeo | Su CRM es básico: sirve de complemento, no de sustituto |
| ActiveCampaign | Email marketing potente con CRM incorporado | El CRM va por detrás de los especializados en pipeline |
Pipedrive
Desde 14€/usuario/mes · automatizaciones en planes bajos
Si lo que te empujó a pagar fueron las automatizaciones y las secuencias de seguimiento, aquí las tienes sin necesidad de subir tres planes. La contrapartida está dicha en la tabla: no trae email marketing, así que este camino solo tiene sentido si aceptas partir el stack. A través de Flowmatic son 30 días de prueba en vez de los 14 estándar, suficiente para montar el pipeline con datos reales antes de decidir.
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Las cuatro merecen un párrafo más, porque la tabla no dice cuál te va a dar problemas dentro de seis meses.
Pipedrive: automatizaciones sin peaje
Lo relevante para quien viene de HubSpot Free es que las automatizaciones no están escondidas al final del catálogo de planes: en los planes de gama media ya tienes el disparador de «cuando un trato entra en esta fase, crea esta tarea y manda este email», que es justo lo que te estaba empujando a pagar 90 € por puesto. Y el pipeline visual, arrastrando tarjetas, hace que el equipo lo mantenga actualizado, que es lo que de verdad decide si un CRM sirve.
La honestidad obliga a repetir el pero: no hay email marketing serio. Si vienes buscando sustituir HubSpot entero, esta no es la respuesta por sí sola. Si vienes buscando sustituir la parte de ventas, es de las más directas.
Brevo: el complemento europeo
Empresa francesa, con lo que eso implica para el RGPD: los datos se quedan en la UE y el papeleo de transferencias internacionales desaparece. Su modelo de precios va por volumen de envíos y no por contactos almacenados, así que tener una base grande y poco activa no te penaliza, al contrario de lo que pasa en Marketing Hub. Tiene automatizaciones de marketing decentes y hasta SMS y WhatsApp.
Su CRM existe pero es flojo. Úsalo como pieza de email dentro de un stack partido, no como reemplazo integral.
ActiveCampaign: el todo en uno del otro lado
Si HubSpot es un CRM que aprendió marketing, ActiveCampaign es una herramienta de email que aprendió CRM. Su constructor de automatizaciones es de los mejores que hay, con ramificaciones y condiciones que dan para operaciones sofisticadas. Sale más barato que HubSpot Professional para funcionalidad parecida en la parte de marketing.
Su pega es simétrica a la de Pipedrive: el módulo de ventas cumple, pero un comercial que venga de trabajar con un pipeline visual lo va a notar más pobre. Y su precio también escala con el número de contactos, así que revisa la letra pequeña si tu base crece rápido.
Zoho CRM: la opción de coste mínimo
Si el criterio dominante es el presupuesto y estás dispuesto a invertir horas en configuración, es imbatible en euros por función. Con Zoho One tienes CRM, campañas, formularios, facturación y firma por menos de lo que cuesta un solo puesto de HubSpot Professional. La factura te va a encantar.
A cambio, la experiencia de uso está lejos del pulido de HubSpot, y si tu equipo se enganchó a HubSpot precisamente porque era agradable de usar, aquí vas a tener resistencia. Merece la pena probarlo con dos comerciales reales antes de comprometer al equipo entero.
Cómo se monta el stack partido
Esta es la parte que la gente se imagina complicadísima y que en realidad son dos flujos. La idea: el CRM manda en los contactos y en el pipeline, la herramienta de email manda en las campañas, y entre los dos hay un puente que solo mueve lo imprescindible.
Flujo 1: contacto nuevo entra en la lista correcta
El nodo IF no es un adorno: es lo que impide que acabes mandando campañas a gente que solo pidió un presupuesto. Con este filtro, el consentimiento vive en el CRM y la herramienta de email nunca ve a quien no lo dio.
Flujo 2: la señal de interés vuelve al comercial
Esto es lo que en un todo en uno te venden como la gran ventaja de tenerlo junto. Aquí son cuatro nodos. Y con una ventaja escondida: como el puente es tuyo, decides qué señales merecen interrumpir a un comercial y cuáles no, en lugar de tragarte el criterio del fabricante.
La regla que evita el caos. Sincroniza en una sola dirección por dato. Los contactos van del CRM al email, nunca al revés; los eventos van del email al CRM, nunca al revés. En cuanto permites que un mismo campo se escriba desde los dos lados, tienes bucles y datos pisados. Casi todos los stacks partidos que fallan, fallan por aquí.
Los tres caminos, con la factura a un año
Mismo escenario para los tres: cinco personas y unos 5.000 contactos de marketing.
| Camino | Año 1 | Años siguientes | Qué ganas y qué pierdes |
|---|---|---|---|
| Subir a Professional | ~6.900 € con onboarding | ~5.400 € | Todo en un sitio y sin mantenimiento técnico. Pierdes margen |
| Cambiar a CRM de ventas | ~2.340 € | ~2.340 € | Barato y sencillo. Pierdes la parte de marketing |
| Stack partido | ~3.500 € con montaje | ~2.800 € | Mejor herramienta en cada pieza. Dependes de que el puente esté bien hecho |
Unos 2.600 € al año de diferencia entre quedarse y partir el stack. No es una fortuna, pero tampoco es despreciable para una pyme, y sobre todo no crece con tu base de contactos.
Cuándo quedarse en HubSpot
Vender un cambio siempre es más fácil que recomendar quedarse, pero hay casos claros en los que migrar es un error:
- Si tu captación es inbound de verdad: blog activo, landings, formularios, nurturing por segmentos. Reconstruir eso con piezas sueltas cuesta más de lo que ahorras.
- Si marketing y ventas comparten datos a diario y esa foto común es lo que hace funcionar el equipo.
- Si ya tienes años de histórico y atribución montada. Ese dato es difícil de reconstruir y a veces vale más que el ahorro.
Cómo decidir en una tarde
Cuatro preguntas, en este orden. La primera que te dé un sí rotundo decide.
- ¿Publicas contenido y captas leads con él de forma sistemática? Si es que sí y llevas meses haciéndolo, quédate y paga. Todo lo demás te va a costar más de lo que ahorras.
- ¿Lo que echas de menos son solo secuencias y automatizaciones de ventas? Entonces cambia a un CRM de ventas y ya está. No necesitas la mitad de marketing que estabas a punto de pagar.
- ¿Necesitas las dos cosas pero el presupuesto no llega a Professional? Stack partido. Es más trabajo el primer día y menos dinero todos los meses siguientes.
- ¿No tienes claro qué te falta exactamente? Sigue en el free tres meses más y apunta cada vez que te choques con un límite. Al cabo de ese tiempo tendrás una lista concreta, y con una lista concreta esta decisión se toma sola.
Un aviso sobre el coste de cambiar. Ninguna de estas opciones es gratis en tiempo. Migrar contactos, rehacer los formularios de la web y reeducar al equipo son entre dos y cuatro semanas de ruido. Si el ahorro anual son 2.600 €, merece la pena; si el ahorro son 400 €, quédate donde estás y dedica esas semanas a vender.
Preguntas frecuentes
¿Puedo quedarme en el plan gratuito para siempre?
Sí, y para muchas pymes es lo razonable durante bastante tiempo. El free deja de servir cuando necesitas automatizar seguimientos; hasta ese momento, es de los mejores planes gratuitos del mercado. El error es pagar por adelantado «por si acaso» antes de haber chocado con un límite real.
Si parto el stack, ¿es un lío mantenerlo?
Menos de lo que parece si la conexión está bien montada. El flujo típico —contacto nuevo en el CRM entra en la lista de email, y quien abre o hace clic vuelve como señal al CRM— se monta una vez con n8n y funciona sin mantenimiento. El lío aparece cuando se sincroniza todo con todo sin criterio.
¿Puedo exportar mis datos de HubSpot?
Sí, contactos, empresas, tratos y actividades se exportan sin problema. Lo que peor viaja es el histórico de interacciones de marketing y la atribución, porque depende de su modelo. Si eso es central para ti, pésalo en la decisión.
¿Es verdad que el onboarding de Professional es obligatorio?
Sí, en los planes Professional y Enterprise HubSpot exige un servicio de puesta en marcha de pago. Puedes contratarlo con ellos o con un partner, y con partner suele salir más barato y más adaptado. Lo que no puedes es saltártelo, así que inclúyelo en el presupuesto del primer año desde el principio.
¿Me obligan a un contrato anual?
HubSpot ofrece pago mensual sin compromiso anual en sus planes, aunque el precio por mes sale algo más caro que pagando el año. Si dudas de si te va a encajar, la mensualidad es dinero bien gastado: te deja salir sin penalización mientras lo compruebas.
¿Qué pasa con mis contactos si bajo de plan?
Los contactos no se borran, pero las funciones que dependían del plan superior dejan de funcionar: los flujos de trabajo se paran y los informes personalizados desaparecen de la vista. Antes de bajar, exporta esos informes y apunta qué automatizaciones tenías, porque recuperarlas después es reconstruirlas a mano.
¿Cuánto se tarda en montar el stack partido?
Los dos flujos que describimos arriba son media jornada de trabajo para alguien que ya conozca n8n. Lo que lleva tiempo no es eso, es limpiar la base de contactos y decidir qué segmentos quieres antes de conectarlos. Presupuesta una semana de calendario, no de trabajo.
¿Partir el stack sin que se te caiga nada?
Montamos la conexión entre el CRM y la herramienta de email con n8n, para que la separación no te cueste trabajo diario. Y si al mirar tu caso vemos que te compensa quedarte en HubSpot, te lo decimos.
Para el cara a cara con números tienes la comparativa entre Pipedrive y HubSpot, y si vienes de un CRM más pesado, las alternativas a Salesforce para pymes.
