Buscar una plantilla de factura y descargar la primera que aparece es un riesgo pequeño pero real: muchas están hechas para otro país, les falta algún dato obligatorio, o tienen la numeración planteada de una forma que te va a dar problemas dentro de dos años.
Esta guía va de qué tiene que llevar una factura española para ser válida, cómo montarte la plantilla tú mismo, y —esto es lo importante en 2026— por qué las plantillas tienen fecha de caducidad marcada en el calendario.
Para quién es esta guía
Autónomos y pymes españolas que facturan poco volumen y quieren hacerlo bien sin complicarse. Si emites más de treinta facturas al mes, adelanto la conclusión: la plantilla se te queda corta y te explico por qué.
Los ocho datos que no pueden faltar
El reglamento de facturación español fija qué tiene que aparecer en una factura completa. Si falta algo de esto, tu cliente puede tener problemas para deducirse el IVA, y ese es el momento en que te llaman:
| Dato | Detalle | Dónde se falla |
|---|---|---|
| 1. Número y serie | Correlativo, sin saltos, dentro de cada serie | Saltarse un número al anular una factura. Ver más abajo |
| 2. Fecha de expedición | El día que emites la factura | Poner la del trabajo en vez de la de emisión |
| 3. Tus datos | Nombre o razón social, NIF y domicilio completo | Poner solo el nombre comercial sin el fiscal |
| 4. Datos del cliente | Los mismos campos que los tuyos | NIF mal copiado. Pásalo del documento, no de memoria |
| 5. Descripción | Qué has vendido o hecho, con detalle suficiente | «Servicios profesionales» a secas. Demasiado vago |
| 6. Base imponible | El importe antes de impuestos | Mezclar en una sola línea conceptos con distinto IVA |
| 7. Tipo y cuota de IVA | El porcentaje y el importe, desglosados por tipo | Dar solo el total con IVA incluido |
| 8. Total | Lo que hay que pagar | Descuadres de céntimos por redondeo mal hecho |
A esos ocho hay que añadir, cuando aplique: la retención de IRPF si eres profesional y facturas a empresa o a otro profesional, y una mención de la exención o del régimen especial cuando la operación no lleva IVA. Ejemplos de eso último son las operaciones intracomunitarias, la inversión del sujeto pasivo o determinados servicios exentos. La factura tiene que decir por qué no lleva IVA, no simplemente omitirlo.
La descripción, con un poco más de cuidado. «Servicios de consultoría» no describe nada. «Consultoría de automatización: análisis de procesos y diseño de flujos, octubre 2026» sí. Cuesta diez segundos más y evita la conversación incómoda el día que alguien revisa los gastos de tu cliente.
La numeración, que es donde se generan los líos
Es el punto que más consultas genera y el que peor resuelven las plantillas de descarga. Las reglas son simples pero hay que respetarlas desde el primer día, porque arreglarlo después es incómodo.
- Correlativa y sin huecos. Si has emitido la 24, la siguiente es la 25. Un salto sin explicación es una bandera roja en cualquier revisión, porque lo que sugiere es una factura emitida y desaparecida.
- Las facturas no se borran, se rectifican. Si te equivocas en la 24, no la eliminas ni reutilizas el número: emites una factura rectificativa, normalmente con serie propia, que anula o corrige la anterior. Este es el error más común de quien factura con una hoja de cálculo, porque borrar una fila es demasiado fácil.
- Puedes tener varias series —por ejemplo una general y otra para rectificativas— siempre que dentro de cada una la numeración sea correlativa.
- Reiniciar cada año es habitual y correcto, siempre que la serie lo identifique con claridad:
2026-001,2026-002. Lo que no puedes es reiniciar a mitad de año sin más.
Factura completa y factura simplificada
Lo que antes llamábamos «ticket» hoy es una factura simplificada, y tiene requisitos más ligeros. La diferencia práctica:
| Completa | Simplificada | |
|---|---|---|
| Cuándo | Siempre que el cliente la pida, y por defecto entre empresas | Importes pequeños y determinados sectores de venta al público |
| Datos del cliente | Obligatorios | No hacen falta, salvo que quiera deducirse el IVA |
| Sirve para deducir IVA | Sí | No, salvo que incluya los datos del destinatario |
La regla que resuelve el 99 % de los casos: si facturas a una empresa o a un profesional, emite factura completa. Te la va a acabar pidiendo igual y te ahorras rehacerla.
Por qué tu plantilla tiene fecha de caducidad
Aquí está lo que casi ninguna plantilla que te vas a descargar te cuenta, y es lo más importante de esta página.
España tiene en marcha el sistema conocido como Verifactu, que obliga a que las facturas se emitan mediante un programa informático que cumpla requisitos concretos: registro inalámbrico de cada factura, encadenamiento entre ellas, huella digital y código QR. El objetivo declarado es impedir que se puedan borrar o alterar facturas después de emitidas.
Las fechas, que se han retrasado y conviene tener claras. El Real Decreto-ley 15/2025, publicado en el BOE el 3 de diciembre de 2025, aplazó la entrada en vigor:
· 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades
· 1 de julio de 2027 para autónomos y el resto de obligados
Es decir: hoy, en 2026, facturar con una plantilla propia sigue siendo perfectamente legal. Pero tiene fecha de fin, y esa fecha está a un año y medio vista para las sociedades. Lo sensato no es correr, es saberlo: si vas a montarte una plantilla ahora, hazlo sabiendo que en algún momento antes de 2027 vas a tener que pasar a un programa que cumpla los requisitos.
Y hay un detalle que juega a favor de empezar antes: la hoja de cálculo permite borrar y modificar facturas, que es exactamente la práctica que la norma quiere eliminar. Cuanto más tiempo lleves facturando con buenos hábitos —numeración limpia, rectificativas en lugar de borrados— más fácil será el cambio.
Los casos que descolocan a la plantilla
Una plantilla genérica sirve para la factura normal con IVA al 21 %. Estos son los casos donde hay que tocar algo, y donde más consultas surgen:
| Situación | Qué cambia en la factura | Qué se olvida |
|---|---|---|
| Cliente en otro país de la UE | Sin IVA, con mención de la operación intracomunitaria y el NIF-IVA de ambos | Estar dado de alta en el ROI y verificar su NIF-IVA en el censo europeo antes de facturar |
| Cliente fuera de la UE | Normalmente sin IVA por no localizarse la operación en España | Las reglas cambian entre bienes y servicios. Confírmalo con tu asesoría la primera vez |
| Inversión del sujeto pasivo | Sin IVA, indicando expresamente que lo liquida el destinatario | Poner la mención. Sin ella la factura está incompleta |
| Cliente en recargo de equivalencia | Una línea adicional con el recargo, además del IVA | Preguntar al cliente si está en ese régimen. Muchos comercios minoristas lo están |
| Anticipo antes del trabajo | Se factura el anticipo con su IVA, y luego el resto | Que la factura final descuente el anticipo ya facturado, o cobras el IVA dos veces |
| Conceptos con IVA distinto | Un bloque de base y cuota por cada tipo | Es el fallo estructural típico de las plantillas descargadas: solo prevén un tipo |
Si vas a facturar a otro país de la UE, hazlo en este orden. Primero alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios, después verificar el NIF-IVA del cliente en el sistema de la Comisión Europea, y solo entonces emitir sin IVA. Al revés —emitir sin IVA y regularizar luego— es la vía rápida a rehacer facturas y a un disgusto con Hacienda. Y ojo: esas operaciones se declaran en el modelo 349.
Cómo montarte la plantilla
Con una hoja de cálculo, en media hora, y quedándote con algo mejor que casi cualquier descarga. La estructura que funciona son tres pestañas:
Pestaña 1: Datos
Tus datos fiscales en celdas fijas, y la lista de clientes con su NIF y domicilio. Todo lo demás tira de aquí con referencias, así que si cambias de domicilio lo tocas en un sitio y no en cuarenta facturas.
Pestaña 2: Registro
Una fila por factura emitida: número, fecha, cliente, base, IVA, retención, total y estado de cobro. Esta es la pestaña que de verdad importa, porque es tu libro de facturas emitidas y lo que le vas a pasar a tu gestoría cada trimestre. La factura bonita en PDF es la parte visible; esto es la contabilidad.
| Columna | Contenido | Para qué sirve luego |
|---|---|---|
| Nº factura | 2026-001 |
Detectar saltos de un vistazo |
| Base y tipo de IVA | Una columna por tipo si manejas varios | El modelo 303 sale de sumar estas columnas |
| Retención IRPF | Importe retenido | Cuadrar con lo que declaren tus clientes |
| Fecha de cobro | Vacía mientras no te paguen | Filtrar por vacías = tus impagados. Vale oro |
Pestaña 3: La factura
El diseño que se imprime, con los ocho datos obligatorios y las líneas de concepto. Pon un desplegable para elegir cliente y que el resto se rellene solo: es lo que evita los NIF mal copiados, que son el error más frecuente y el más molesto de corregir.
Y una recomendación de higiene: guarda cada factura emitida como PDF con su número de nombre en una carpeta, el mismo día. La hoja puede cambiar; el PDF es la prueba de qué mandaste exactamente y cuándo.
Cuándo la plantilla deja de compensar
La hoja de cálculo es una solución perfectamente digna para pocas facturas. Estas son las señales de que se te ha quedado pequeña, sin contar la obligación que llega:
- Pasas de veinte o treinta facturas al mes. El tiempo de rellenar y la probabilidad de error crecen a la vez.
- Facturas lo mismo cada mes a los mismos clientes. La recurrencia es justo lo que un programa hace solo y una plantilla no.
- No sabes de memoria quién te debe dinero. Si tienes que ponerte a mirar, ya estás perdiendo cobros.
- Trabaja más de una persona sobre el mismo archivo. Dos personas y una hoja compartida acaban en dos facturas con el mismo número. Es cuestión de tiempo.
- Tu gestoría te pide siempre lo mismo y tú se lo mandas siempre a mano.
Un programa de facturación para autónomo cuesta entre 10 y 25 € al mes. Si la plantilla te está costando dos horas al mes, ya sale a cuenta antes incluso de hablar de obligaciones legales.
La parte que la plantilla no resuelve: cobrar
Emitir la factura es la mitad del trabajo. La otra mitad, que nadie enseña, es que te paguen. Y aquí una hoja de cálculo puede ayudarte bastante más de lo que parece si añades dos columnas: fecha de vencimiento y fecha de cobro.
Con esas dos columnas puedes filtrar por «cobro vacío y vencimiento pasado» y tienes tu lista de impagados sin pensar. Suena obvio; la mayoría de autónomos no lo tiene y se entera de que le deben dinero cuando mira el banco y no cuadra.
| Cuándo | Qué hacer | Tono |
|---|---|---|
| Al emitir | Enviar con la fecha de vencimiento visible en el cuerpo del email | Informativo |
| Vencimiento +3 días | Recordatorio con la factura adjunta otra vez | Amable. Casi siempre es un despiste real |
| Vencimiento +15 | Llamada, no email. Pedir fecha concreta de pago | Directo y cordial |
| Vencimiento +30 | Decisión: parar el trabajo en curso o reclamar formalmente | Firme. Y por escrito |
Un apunte que mucha gente desconoce: en operaciones entre empresas, la normativa española de morosidad fija plazos máximos de pago y reconoce el derecho a intereses de demora. No hace falta ir a juicio para usarlo; mencionarlo con educación en el tercer contacto suele bastar para que la factura salte al principio de la cola de pagos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir facturando en Word o Excel en 2026?
Sí. La obligación de usar un programa que cumpla los requisitos llega el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos, según el aplazamiento aprobado por el Real Decreto-ley 15/2025. Hasta entonces tu plantilla es válida siempre que lleve todos los datos obligatorios y la numeración esté limpia.
Me he equivocado en una factura ya enviada. ¿La borro y la hago de nuevo?
No. Emites una factura rectificativa que haga referencia a la original y corrija lo que estaba mal. Si el error es a favor de tu cliente, esa rectificativa llevará importe negativo. Borrar la factura original y reutilizar el número es justo la práctica que la normativa quiere eliminar, así que es mal hábito además de mala idea.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar las facturas?
Cuatro años es la referencia general por el plazo de prescripción fiscal, y seis por obligación mercantil de conservación de la documentación. En la práctica, guarda seis y no lo pienses más. En PDF vale perfectamente: no hace falta papel.
¿Es lo mismo factura electrónica que Verifactu?
No, y se confunden constantemente. Verifactu regula cómo tiene que comportarse el programa con el que emites facturas, para que no se puedan alterar. La factura electrónica obligatoria entre empresas es otra iniciativa, con su propio calendario, que regula el formato en que se intercambian. Son dos cosas distintas que llegan más o menos a la vez, lo que explica buena parte del ruido que hay sobre el tema.
¿Un PDF hecho con mi plantilla es una factura electrónica?
Para el uso corriente, un PDF enviado por email es una factura válida y aceptada. Pero «factura electrónica» en el sentido normativo se refiere a un formato estructurado que un programa puede leer y procesar automáticamente, no a un PDF que una persona lee en pantalla. La diferencia importa cuando facturas a la Administración, donde el formato estructurado ya es obligatorio.
¿Tengo que poner retención de IRPF en mis facturas?
Depende de tu actividad y de a quién factures. Como norma general, los profesionales aplican retención cuando facturan a empresas o a otros profesionales, y no cuando facturan a particulares. El porcentaje aplicable y las reducciones para nuevos autónomos son la clase de detalle que conviene confirmar con tu gestoría una vez, al principio, y no volver a tocar.
¿Puedo numerar las facturas con el año delante?
Sí, y es lo más práctico. `2026-001` identifica la serie y el ejercicio de un vistazo, permite reiniciar en enero sin ambigüedad y ordena bien en cualquier listado. Lo único que no puedes es cambiar el criterio a mitad de año ni tener dos facturas con el mismo identificador completo.
¿Tengo que enviar la factura firmada?
Para una factura ordinaria en PDF, no hace falta firma electrónica: basta con que lleve los datos obligatorios. La firma cobra sentido cuando facturas a la Administración o cuando trabajas con un cliente que la exige por su propio procedimiento interno. No confundas esto con el sello o logotipo de tu empresa, que es solo estética.
Trabajo con particulares. ¿Cambia algo?
Poco, salvo que no hay retención de IRPF y que en muchos casos puedes emitir factura simplificada. Aun así, si el importe es alto o el trabajo puede dar lugar a reclamación, emite factura completa: te interesa que quede claro quién contrató qué. Y guarda igualmente el registro, porque el IVA repercutido se declara igual.
¿Y si la factura se emitiera sola?
Cuando ya facturas con un programa, el siguiente paso es que no tengas ni que abrirlo: trabajo terminado o pedido cerrado, factura emitida y enviada, y aviso automático si a los treinta días no está cobrada. Eso lo montamos con n8n sobre el programa que ya uses.
Para lo que viene en 2027, tienes la guía de Verifactu explicado para pymes. Si quieres automatizar el proceso completo, automatizar la facturación, y si tu contabilidad vive en Holded o Quipu, cómo conectarlos con n8n.
