Tutorial
Transparencia: este artículo contiene enlaces de afiliado. Si contratas alguna de las herramientas recomendadas a través de nuestros enlaces, Flowmatic recibe una pequeña comisión sin ningún coste adicional para ti. Solo recomendamos herramientas que hemos probado y que consideramos útiles para pymes españolas. Más información.
Solo el 34,5% de las empresas españolas con más de 10 empleados usa un CRM. Es un dato del INE publicado en 2025, basado en la Encuesta sobre uso de TIC. El otro 65,5% sigue gestionando sus ventas con Excel, agendas y memoria.
Si estás en ese 65% y has decidido probar Pipedrive, este tutorial te lleva de cero a operativo. Paso a paso, con capturas mentales de cada pantalla, orientado a pymes B2B españolas. No es una traducción de un blog americano ni un curso de LATAM con terminología distinta. Es una guía práctica para que tu equipo esté usando Pipedrive en 1-3 días.
Pipedrive reestructuró sus planes en 2025 (de 5 a 4: Lite, Growth, Premium, Ultimate). La mayoría de tutoriales en español siguen usando los nombres antiguos. Este está actualizado a abril de 2026.
Para quién es este tutorial: dueños de pymes B2B que acaban de elegir Pipedrive (o están en el trial). Directores comerciales que necesitan poner a su equipo de 3-15 personas a trabajar con CRM rápido. Responsables de operaciones que quieren configurar Pipedrive correctamente desde el principio. Cualquiera que busque un tutorial de Pipedrive en español de España, actualizado a 2026.
En este tutorial
Crear tu cuenta de Pipedrive (5 minutos)
Configurar tu primer pipeline para pyme B2B
Importar contactos desde Excel o Google
Conectar tu email (Gmail u Outlook)
Crear tu primer deal y registrar actividades
Automatizaciones básicas desde el día 1
Automatizaciones avanzadas con n8n
Insights y reporting: qué puedes medir
App móvil: Pipedrive en tu bolsillo
Crear tu cuenta de Pipedrive (5 minutos)
El registro en Pipedrive se completa en menos de 5 minutos. No pide tarjeta de crédito en ningún momento. El trial estándar dura 14 días, pero a través de nuestro enlace de partner accedes a 30 días — tiempo suficiente para configurar todo y probarlo con tu equipo real.
Durante el trial tienes acceso a todas las funcionalidades sin restricciones. Pipedrive no limita features durante la prueba — puedes probar automatizaciones, reporting e integraciones como si tuvieras el plan más completo.
Estos son los pasos exactos:
Pasos para crear tu cuenta Pipedrive
1. Accede a Pipedrive y haz clic en «Try it free» (esquina superior derecha).
2. Introduce tu email de trabajo y acepta los Términos de Servicio.
3. Elige «Add a company» para crear una cuenta nueva (o «Join a company» si tu empresa ya tiene cuenta).
4. Verifica tu email: recibirás un código de verificación. Introdúcelo.
5. Completa tus datos: nombre, apellido y cargo.
6. Datos de empresa: nombre, sector y tamaño del equipo.
7. Haz clic en «Create account». Ya estás dentro.
Si no te suscribes antes de que acabe el trial, Pipedrive conserva tus datos 14 días adicionales. Después los elimina. No te cobran nada automáticamente porque no has puesto tarjeta.
Configurar tu primer pipeline para pyme B2B española
El pipeline es el corazón de Pipedrive. Es un tablero visual donde cada columna representa una etapa de tu proceso de ventas y cada tarjeta es un deal (oportunidad). Arrastras deals entre columnas conforme avanzan.
Pipedrive viene con un pipeline genérico de 5 etapas. Para una pyme B2B española, recomendamos personalizarlo con 7 etapas:
Pipeline recomendado para pyme B2B
| Etapa | Significado | Acción clave del comercial |
|---|---|---|
| 1. Lead cualificado | Encaja con tu perfil de cliente ideal | Investigar empresa, preparar primer contacto |
| 2. Contacto realizado | Primera llamada o email respondido | Confirmar interés, agendar reunión |
| 3. Reunión agendada | Cita confirmada para presentar solución | Preparar demo o presentación |
| 4. Propuesta enviada | Presupuesto o propuesta entregada | Seguimiento a los 2-3 días |
| 5. Negociación | Discusión de condiciones y precio | Resolver objeciones, ajustar propuesta |
| 6. Cierre verbal | Acuerdo verbal, pendiente de formalizar | Enviar contrato, coordinar firma |
| 7. Ganado / Perdido | Estados finales | Registrar motivo de pérdida si aplica |
Para configurar las etapas: ve a la vista Pipeline, haz clic en el icono de lápiz de cualquier etapa y renómbrala. Puedes añadir o eliminar etapas arrastrándolas. Pipedrive permite múltiples pipelines — si tienes procesos distintos (nuevos clientes vs renovaciones), crea un pipeline separado para cada uno.
Campos personalizados para pymes españolas
Pipedrive viene con campos genéricos (nombre, email, teléfono). Para sacarle partido real, añade campos personalizados relevantes para tu negocio. Ve a Configuración > Campos de datos > Añadir campo personalizado.
Campos que recomendamos para pymes B2B en España:
Para contactos/organizaciones: NIF/CIF, facturación anual estimada, número de empleados, sector, origen del lead (Google, referido, evento, LinkedIn), decisor vs influenciador.
Para deals: valor del contrato recurrente mensual, fecha de renovación, competidor que están evaluando, motivo de pérdida (campo desplegable).
El plan Lite permite hasta 30 campos personalizados, Growth sube a 100, Premium a 300 y Ultimate a 500. Para la mayoría de pymes, 30-100 son más que suficientes.
Importar contactos desde Excel o Google
Si tienes contactos en una hoja de Excel, un CSV o en Google Contacts, puedes importarlos a Pipedrive sin teclear uno a uno.
Límites de importación
Límites de importación Pipedrive
| Parámetro | Límite |
|---|---|
| Tamaño máximo de archivo | 50 MB |
| Máximo de filas por archivo | 50.000 filas |
| Pestañas por importación | 1 pestaña (seleccionar la correcta) |
| Cabecera | Obligatoria (primera fila con nombres) |
| Google Contacts sync | Hasta 25.000 contactos |
| Contactos totales en Pipedrive | Sin límite |
Proceso de importación (5 pasos)
Importar contactos paso a paso
1. File Info: ve a Contactos > Importar datos. Selecciona qué tipo de datos importas (personas, organizaciones, deals).
2. Upload File: sube tu archivo .xlsx o .csv. Recuerda: solo 1 pestaña por importación.
3. Map Fields: Pipedrive intenta mapear automáticamente las columnas de tu Excel a sus campos. Revisa el mapeo y corrige si alguna columna no encaja (puedes crear campos nuevos sobre la marcha).
4. Preview: previsualización de cómo quedarán los datos. Revisa antes de confirmar.
5. Finish: elige cómo gestionar duplicados — fusionar con registros existentes o crear nuevos. Confirma y espera.
Antes de importar, limpia tus datos. Elimina filas vacías, duplicados obvios y asegúrate de que la primera fila tiene cabeceras claras (Nombre, Email, Teléfono, Empresa). El 80% de los problemas de importación vienen de datos sucios. Si algo falla, Pipedrive genera un archivo de omisión con el detalle del error. Y si la importación completa sale mal, puedes revertirla en 48 horas (solo administradores globales).
Conectar tu email (Gmail u Outlook)
Sin email sincronizado, pierdes la mitad del valor de Pipedrive. Todo el historial de comunicación con tus contactos queda fuera del CRM.
La sincronización de email NO está disponible en el plan Lite. Necesitas Growth (39 €/usuario/mes) o superior. Si estás en Lite y necesitas email integrado, este es el motivo para subir a Growth. Consulta nuestra guía de precios de Pipedrive para ver qué plan te conviene.
Email sync por plan
| Plan | Email Sync | Cuentas por usuario | Team Inboxes |
|---|---|---|---|
| Lite (14 €) | No disponible | — | — |
| Growth (39 €) | Sí | 1 | — |
| Premium (59 €) | Sí | 3 | 1 |
| Ultimate (79 €) | Sí | 5 | 5 |
Cómo conectar tu email:
1. Ve a Herramientas y aplicaciones > Sincronización de correo electrónico.
2. Selecciona tu proveedor: Gmail, Outlook, Exchange u otro IMAP.
3. Autoriza la conexión OAuth (Gmail y Outlook usan OAuth, que es más seguro que IMAP).
4. Configura la visibilidad: ¿quieres que tu equipo vea tus emails vinculados o solo tú?
La sincronización es bidireccional: ves, envías y respondes emails directamente desde Pipedrive. Los emails se vinculan automáticamente a contactos y deals.
Crear tu primer deal y registrar actividades
Un deal es una oportunidad de venta. Tiene un contacto asociado, un valor estimado, una etapa del pipeline y (idealmente) una actividad programada.
Para crear un deal:
1. Haz clic en el botón «+ Deal» (esquina superior izquierda en la vista Pipeline).
2. Rellena: nombre del deal (ej: «Propuesta web — Despacho García»), contacto vinculado, valor estimado, fecha de cierre esperada.
3. Selecciona la etapa correcta del pipeline.
4. Programa una actividad: llamada, email, reunión — lo que toque como próximo paso.
Regla de oro de Pipedrive: todo deal abierto debe tener siempre al menos una actividad futura programada. Si un deal no tiene actividad próxima, está muerto en la práctica. Pipedrive marca estos deals con un punto gris para que los identifiques.
Los tipos de actividades en Pipedrive: llamada, email, reunión, tarea, fecha límite, almuerzo. Puedes crear tipos personalizados (ej: «Demo» o «Visita presencial») desde Configuración > Tipos de actividad.
Cuando completas una actividad, Pipedrive te pregunta automáticamente si quieres programar la siguiente. Di que sí. Siempre.
Automatizaciones básicas que debes activar desde el día 1
Las automatizaciones de Pipedrive (Workflow Automation) están disponibles desde el plan Growth. Si estás en Lite, no tienes acceso — pero puedes conseguir automatizaciones similares con n8n (lo explico en la siguiente sección).
Automatizaciones por plan
| Plan | Automatizaciones activas | Condiciones if/else | Sequences |
|---|---|---|---|
| Lite | No disponible | — | — |
| Growth | 50 | 3/autom. | 5 |
| Premium | 150 | 10/autom. | 25 |
| Ultimate | 250 | 20/autom. | 50 |
3 automatizaciones que debes activar desde el primer día:
3 automatizaciones esenciales
1. Alerta de deal estancado: cuando un deal lleva 5 días sin actividad → crear tarea de recordatorio y notificar al comercial. Evita que oportunidades se queden dormidas.
2. Email de seguimiento automático: cuando un deal pasa a «Propuesta enviada» → enviar email de seguimiento al contacto 3 días después. El 80% de las ventas se cierran en el seguimiento, no en la primera llamada.
3. Asignación de leads por zona: cuando se crea un contacto nuevo con campo «Provincia» = Madrid/Barcelona/Valencia → asignar automáticamente al comercial de esa zona.
Para crear una automatización: ve a Automatizaciones > Crear nueva. Elige el trigger (qué dispara la acción), las condiciones (cuándo aplica) y la acción (qué hace). Pipedrive tiene 36 templates predefinidos que cubren los casos más comunes — no tienes que empezar de cero.
Automatizaciones avanzadas con n8n
Las automatizaciones nativas de Pipedrive son potentes para lo básico. Pero tienen límites: máximo 10 acciones por ruta, no pueden conectar con herramientas externas (WhatsApp, ERPs españoles, Slack), y no incluyen lógica avanzada con IA.
Para ir más allá, usamos n8n. Pipedrive tiene un nodo nativo en n8n con acceso completo a la API (deals, personas, organizaciones, actividades) y un trigger que escucha eventos en tiempo real.
Flujo n8n: sincronizar Pipedrive con email marketing (Brevo)
1. Trigger: nuevo contacto creado en Pipedrive (webhook).
2. Filtro: n8n comprueba si tiene email válido y si pertenece al segmento «clientes potenciales».
3. Acción: crea o actualiza el contacto en Brevo y lo añade a la lista de nurturing correspondiente.
4. Resultado: cada lead que entra en Pipedrive recibe automáticamente la secuencia de emails de bienvenida. Sin copiar-pegar ni exportar listas.
Flujo n8n: notificación de deal ganado en Slack
1. Trigger: deal marcado como «Ganado» en Pipedrive.
2. n8n extrae: nombre del deal, valor, cliente y comercial asignado.
3. Acción: envía mensaje al canal #ventas de Slack con los datos del deal cerrado.
4. Extra: crea automáticamente una tarea en Asana/Trello para el equipo de onboarding del cliente.
Estos flujos no requieren código. Se montan visualmente en n8n arrastrando nodos. Si quieres profundizar, tenemos una guía completa de automatización Pipedrive + n8n.
Pipedrive
Desde 14€/usuario/mes · 30 días gratis
API abierta y webhooks en tiempo real. Conecta Pipedrive con cualquier herramienta mediante n8n, sin pagar por operación ni depender de Zapier.
Insights y reporting: qué puedes medir
Pipedrive incluye un módulo de Insights con informes predefinidos y personalizables. Lo que puedes hacer depende de tu plan:
Reporting por plan
| Plan | Informes máx. | Dashboards | Forecast |
|---|---|---|---|
| Lite | 15/usuario | 1 (por defecto) | No |
| Growth | 50/usuario | Limitados | Sí |
| Premium | 250/usuario | Múltiples | Sí |
| Ultimate | 500/usuario | Múltiples | Sí |
Los 3 informes que todo director comercial debería mirar cada semana:
1. Deal conversion: tasa de conversión entre etapas del pipeline. Te dice dónde se pierden los deals. Si el 40% se cae entre «Propuesta enviada» y «Negociación», el problema está en tu propuesta o en tu precio.
2. Activities performance: cuántas llamadas, emails y reuniones hace cada comercial. No para microgestionar, sino para detectar cuellos de botella.
3. Revenue forecast: previsión de ingresos basada en los deals activos y su probabilidad. Disponible desde Growth. No es perfecto, pero te da visibilidad sobre el mes que viene.
App móvil: Pipedrive en tu bolsillo
La app de Pipedrive para Android e iOS no es un «lite» del escritorio. Puedes gestionar tu pipeline completo desde el móvil.
Funcionalidades clave de la app: pipeline en tiempo real (ver y mover deals), gestión de contactos con historial completo, llamadas con registro automático, email sincronizado, notas por voz (voice-to-text), escáner de notas manuscritas (Android), función «Nearby» con mapa de deals cercanos, y modo offline con sincronización automática.
Ratings actuales: 4,3/5 en Google Play (2.850 reviews), 3,8/5 en App Store (439 reviews). Capterra le da un 4,5/5 global.
Para comerciales en ruta, la app marca la diferencia entre un CRM que se usa y uno que se abandona. El dato: el 65% de comerciales con CRM móvil cumplen sus cuotas de ventas, frente al 22% sin acceso móvil.
8 errores de principiante que debes evitar
Después de implementar Pipedrive en más de 15 pymes, estos son los errores que vemos una y otra vez:
1. No mover los deals a tiempo. Los comerciales crean deals con entusiasmo pero olvidan moverlos de etapa o marcarlos como perdidos. Resultado: pipeline lleno de deals fantasma que distorsionan las métricas.
2. Configurar y olvidar. Montar Pipedrive una vez y no tocarlo. Los mejores equipos lo afinan cada mes: ajustan etapas, revisan campos, eliminan lo que no se usa.
3. No programar actividades futuras. Un deal sin actividad próxima es un deal muerto. Pipedrive lo marca con un indicador gris — si ves muchos grises, tu equipo no está haciendo seguimiento.
4. Importar datos sucios. Hojas de Excel sin cabeceras, con duplicados, filas vacías o formatos inconsistentes. Limpia antes de importar. Los 10 minutos que inviertes en limpiar el Excel te ahorran horas de problemas después.
5. No personalizar campos. Usar solo los campos por defecto (nombre, email, teléfono) sin añadir NIF, sector, origen del lead, valor recurrente. Pierdes la mitad del valor del CRM.
6. Usar Pipedrive para email marketing. Pipedrive es un CRM de ventas, no de marketing. Campaigns es un add-on limitado y caro. Usa Brevo (gratis hasta 300 emails/día) con un flujo de n8n para sincronizar contactos.
7. No conectar el email. Sin sincronización de Gmail/Outlook, todo el historial de comunicación queda fuera del CRM. Es como usar medio Pipedrive. Necesitas plan Growth mínimo.
8. Crear 15 etapas en el pipeline. Más etapas no significan mejor control. Generan confusión y los comerciales no saben dónde colocar cada deal. Empieza con 5-7 etapas y añade solo si es necesario.
Preguntas frecuentes sobre Pipedrive
¿Cuánto tiempo se tarda en configurar Pipedrive desde cero?
Entre 1 y 3 días para estar operativo con pipeline personalizado, contactos importados y email conectado. La configuración básica (cuenta, pipeline, campos) se hace en menos de 2 horas. Lo que lleva más tiempo es la importación de datos y la formación del equipo. Comparado con Salesforce (4-16 semanas) o HubSpot (1-2 semanas), es el CRM más rápido de implementar.
¿Necesito conocimientos técnicos para usar Pipedrive?
No. Pipedrive está diseñado para comerciales, no para ingenieros. La interfaz es visual (arrastrar y soltar), la configuración se hace con clics y las automatizaciones básicas no requieren código. G2 le da un 8,9 sobre 10 en facilidad de uso. Para automatizaciones avanzadas (conectar con WhatsApp, ERPs, IA), ahí sí necesitas n8n o un partner como Flowmatic.
¿Qué plan de Pipedrive necesito para empezar?
Para la mayoría de pymes B2B, Growth (39 €/usuario/mes con facturación anual) es el plan recomendado. Incluye automatizaciones, sincronización de email y calendario. Lite (14 €) sirve si solo necesitas pipeline y contactos básicos. Tenemos una guía completa de precios de Pipedrive con simulador por usuarios e IVA.
¿Puedo importar mis contactos desde Excel a Pipedrive?
Sí. Pipedrive admite importación desde Excel (.xlsx) y CSV. El límite es de 50.000 filas y 50 MB por archivo. El proceso tiene mapeo automático de columnas. Si la importación falla, genera un archivo de omisión con el detalle del error. Y puedes revertir la importación completa en 48 horas.
¿Pipedrive funciona en español?
Sí. Interfaz completa en español, incluyendo la app móvil. El soporte por chat y email está disponible en español. El soporte técnico más especializado puede requerir inglés, pero para dudas de uso diario no tendrás problemas. Puedes leer opiniones reales de Pipedrive de pymes españolas en nuestra review.
¿Cómo conecto Pipedrive con WhatsApp y herramientas españolas?
Pipedrive no tiene integración nativa con WhatsApp ni con software de facturación español (Holded, Contasol, A3). La solución es usar n8n como orquestador: conecta Pipedrive con WhatsApp Business API, ERPs españoles y cualquier otra herramienta vía API. El coste del método n8n es de unos 25 €/mes (VPS). Flowmatic implementa estas integraciones como servicio.
¿Listo para empezar con Pipedrive?
Crea tu cuenta con 30 días de prueba gratuita — el doble del trial estándar. Sin tarjeta de crédito. Configura tu pipeline, importa contactos y prueba las automatizaciones con tu equipo real.
Enlace de afiliado. Flowmatic recibe una comisión si contratas tras hacer clic, sin coste adicional para ti.
